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Description du poste d’employé administratif et d’accueil
L’employé administratif et d’accueil a de multiples fonctions au sein d’une entreprise. Accueil, prise de note, de rendez-vous, gestion du courrier et réception téléphonique : les journées sont donc généralement bien remplies.
Que ce soit avec les chefs de services, patrons ou responsables, l’employé administratif et d’accueil est le point névralgique de toutes les actions qui se déroulent dans un bureau. Accueillir, informer et orienter peut être le quotidien de certains, alors qu’il continue d’effectuer les tâches d’accueil téléphonique et de courrier.
Ce travail est varié et regroupe de nombreuses autres tâches selon le service et/ou les demandes. Suivant ses fonctions, l’employé administratif s’assimile à un emploi de secrétariat excessivement polyvalent.
Quelles qualités et compétences professionnelles attendre d’un employé administratif et d’accueil ?
Qualités professionnelles
L’employé Administratif et d’accueil exerce ses fonctions avec une grande polyvalence. Il devra parfois faire face à des interruptions d’activité, ce qui nécessite un bon contrôle de soi tout en gardant en mémoire qu’il est l’ambassadeur de l’entreprise.
Il fluidifie notamment la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle, ainsi que le respect de la confidentialité.
Il est essentiel que l’employé administratif organise son travail en fonction des priorités que lui donnent la hiérarchie ou les différents services internes avec réactivité.
Compétences professionnelles
Réaliser les travaux administratifs courants d’une structure :
- Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l’aide d’un traitement de texte
- Saisir et mettre à jour des données à l’aide d’un tableur
- Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information
- Trier et traiter les mails et le courrier
- Classer et archiver les informations et les documents
Assurer l’accueil d’une structure :
- Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
- Traiter les appels téléphoniques
- Répondre aux demandes d’informations internes et externes
L’offre d’Aptitudes 21
Aptitudes 21 propose désormais un titre professionnel Employé administratif et d’accueil. Il permet d’accéder à un diplôme de niveau 5, enregistré au RNCP.
Aussi, sachez que vous pourrez l’effectuer en alternance, en contrat de professionnalisation.
Il sera également finançable grâce :
- Au CPF ou CPF de transition professionnelle ;
- À une Préparation Opérationnelle à l’Emploi ;
- À la Pro-A ;
- Ou à l’AIF.
Pour le valider, vous aurez un total de 4 heures d’examen, réparties entre :
- une mise en situation professionnelle ;
- un entretien final.