Les déclarations sociales représentent une étape cruciale dans la gestion administrative des entreprises. Assurer leur exactitude et leur ponctualité est essentiel pour garantir la conformité légale et maintenir la santé financière de l’entreprise.

Dans cet article, nous examinerons de près les échéances des déclarations sociales, la mise en place idéale pour les gérer efficacement et les bonnes pratiques à adopter pour optimiser ce processus.

1. Les Échéances des Déclarations Sociales

Pour maintenir une gestion des déclarations sociales fluide et en conformité avec les réglementations en vigueur, il est crucial de connaître et de respecter les échéances tout au long de l’année.

Voici un récapitulatif des principales échéances à prendre en compte :

Mois	Échéances
Janvier	Déclaration des salaires et paiement des cotisations sociales
Février	Déclaration des effectifs
Avril	Déclaration de la taxe d’apprentissage et de la contribution à la formation professionnelle continue
Mai	Déclaration de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS)
Juillet	Déclaration annuelle des données sociales (DADS)
Octobre	Paiement des cotisations sociales
Décembre	Clôture des comptes et préparation des déclarations fiscales et sociales pour l’exercice suivant

2. Comment mettre en œuvre ses Déclarations Sociales ? En 3 étapes !

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) implique plusieurs étapes clés dans son processus de mise en œuvre, depuis la collecte des données jusqu’au traitement des éventuelles anomalies.

Collecte des données : quels éléments sont concernés ?

La première étape de la DSN consiste à collecter l’ensemble des données nécessaires à la déclaration sociale. Ces données incluent notamment :

• Les informations relatives à l’identification de l’entreprise (SIRET, raison sociale, adresse, etc.) ;
• Les données individuelles des salariés (état civil, numéro de sécurité sociale, rémunération, etc.) ;
• Les éléments de rémunération (salaire brut, primes, avantages en nature, etc.) ;
• Les événements survenus au cours du mois (embauches, départs, absences, etc.).

Il est essentiel que ces données soient correctement saisies et actualisées afin de garantir l’exactitude de la déclaration.

Transmission aux organismes de protection sociale

Une fois les données collectées et vérifiées, la DSN est transmise électroniquement à l’organisme de protection sociale compétent (Urssaf, caisse de retraite, etc.).

Cette transmission peut se faire de manière mensuelle (pour la déclaration des cotisations sociales) ou événementielle (en fonction d’un événement donné comme un arrêt de travail, une fin de contrat…)

Il est important de respecter les délais de transmission fixés par les organismes sociaux afin d’éviter d’éventuelles pénalités ou sanctions.

Traitement des anomalies et corrections éventuelles

En cas d’anomalies ou d’erreurs détectées dans la DSN, il est nécessaire de procéder à des corrections afin de rectifier les données transmises. Les corrections peuvent être effectuées directement dans le logiciel de paie avant la prochaine transmission de la DSN.

3. Les Bonnes Pratiques

Les 6 Etapes Indispensables à mettre en place

1	S’inscrire en tant que déclarant à la DSN sur net-entreprises.fr.
2	Vérifier la fiabilité des NIR (numéro d’inscription au répertoire) de vos salariés via le BIS (bilan d’identification des salariés). Il est transmis le lendemain de la date d’embauche indiquée dans la DPAE.
3	Contrôler vos SIRET via le service de fiabilisation spécifique.
4	Vérifier que votre logiciel ou celui de votre tiers déclarant (expert-comptable…) est compatible à la norme Néodes. Seule cette nouvelle norme permet d’émettre des DSN. Consulter la liste des logiciels de paie et RH compatibles DSN disponibles.
5	Faire un pré-contrôle relatif au respect du cahier technique de la DSN (à l’exclusion des contrôles métier et inter déclarations).
6	Une fois inscrite, l’entreprise peut transmettre sa première DSN produite par son logiciel de paie soit par dépôt de fichiers (adapté aux petites et moyennes entreprises), soit par transmission automatisée (conseillée pour les grandes entreprises).

4. Optimisation du processus

Pour optimiser la gestion des déclarations sociales, il est essentiel de mettre en place certaines bonnes pratiques. Cela inclut notamment :

Une organisation interne efficace ; avec des procédures claires et une répartition des tâches bien définie.

Un suivi rigoureux des échéances et des obligations légales ; en maintenant un calendrier à jour et en planifiant les actions nécessaires en amont.

Une communication et une collaboration étroites ; entre les différents départements de l’entreprise, en particulier entre les RH, la comptabilité et la direction.

Une veille réglementaire constante ; pour rester informé des évolutions légales et s’adapter rapidement aux changements.

En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des déclarations sociales et garantir leur conformité tout au long de l’année.

En bref …

La maîtrise des déclarations sociales est essentielle pour toute entreprise soucieuse de respecter ses obligations légales et de maintenir une gestion administrative efficace. En connaissant les échéances, en utilisant les bons outils et en adoptant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent simplifier ce processus et réduire les risques de non-conformité. Rester informé et bien préparé est la clé d’une gestion sociale réussie.

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