Description du poste de secrétaire assistant

Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise (ou du service auquel il est rattaché). Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales, etc.

Ses tâches sont donc multiples.

Il faut aussi savoir qu’il est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise. Le secrétaire assure le relais de l’information.

 

Quelles qualités et compétences professionnelles peut-on attendre d’un secrétaire assistant ?

Qualités professionnelles

 

Le secrétaire assistant se caractérise par sa polyvalence, vous l’aurez compris. De la même façon, il devra aussi bien se démarquer par une rigueur et une organisation hors pair.

Du fait de ses missions d’accueil et de partage d’informations, la dimension relationnelle est essentielle pour ce métier : le secrétaire assistant doit valoriser l’image de l’entreprise.

 

Compétences professionnelles

 

Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités :

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités de l’équipe

 

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines :

• Assurer l’administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
• Assurer le suivi administratif courant du personnel

 

L’offre d’Aptitudes 21

 

Notre centre de formation propose un titre professionnel de secrétaire assistant. Ce dernier permet de valider une certification de niveau 4, enregistrée au RNCP.

 

Notre parcours se déroule sur une période de 160 jours, ou plus précisément :

• 875 heures en centre de formation,
• 245 heures en entreprise,
• 5 heures d’examen.

 

L’examen quant à lui sera divisé entre la validation écrite des compétences (4h) et les divers oraux qui la complèteront :

• 20 minutes à propos de la mise en situation professionnelle,
• 25 minutes d’entretien technique,
• 15 minutes en entretien final.

 

Vous pourrez recevoir des aides pour suivre cette formation à l’aide des dispositifs suivants :

• Contrat de professionnalisation,
• CPF ou CPF de transition professionnelle,
• Préparation Opérationnelle à l’emploi (POE),
• Pro-A.